Polityka prywatności

1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest OVERIS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Łukowie, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000588571, NIP 8252176323, REGON 363078624, kapitał zakładowy 10 000 000,00 zł, dalej jako „Administrator”.
2. Z Administratorem można skontaktować się:
   • listownie: ul. Łapiguz 91, 21-400 Łuków;
   • e-mailowo: biuro@overis.pl;
   • telefonicznie: +48 504 087 617.
3. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@overis.pl.
4. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych można kierować do Administratora na dane kontaktowe wskazane w pkt 1.2 i 1.3.

2. Kogo dotyczy polityka

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych przez Administratora w związku z:

1. świadczeniem usług transportu krajowego i międzynarodowego;
2. świadczeniem usług spedycyjnych i logistycznych;
3. zawieraniem i wykonywaniem umów z klientami, kontrahentami, przewoźnikami oraz podwykonawcami;
4. rekrutacją, zatrudnieniem i współpracą z kierowcami oraz innymi pracownikami lub współpracownikami;
5. korzystaniem ze strony internetowej Administratora;
6. stosowaniem systemów monitoringu GPS w pojazdach służbowych lub pojazdach wykorzystywanych przy realizacji usług;
7. stosowaniem monitoringu wizyjnego na terenie siedziby, oddziałów i magazynów Administratora.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu Administrator może przetwarzać w szczególności:

1. dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz dane rejestrowe przedsiębiorcy;
2. dane kontaktowe, w tym adres, adres e-mail oraz numer telefonu;
3. dane dotyczące realizacji usługi, w tym dane nadawcy, odbiorcy, miejsca odbioru i dostawy, numer zlecenia, informacje o ładunku, dokumenty przewozowe oraz dane rozliczeniowe;
4. dane finansowe i rozliczeniowe, w tym numer rachunku bankowego, dane z faktur oraz historię płatności;
5. dane kierowców, pracowników i współpracowników niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy lub współpracy;
6. dane lokalizacyjne pochodzące z systemu GPS, w tym pozycję pojazdu, trasę, czas przejazdu, postoje, przebieg oraz dane identyfikujące pojazd i kierowcę;
7. wizerunek oraz inne dane utrwalone na nagraniach z monitoringu wizyjnego;
8. dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, w tym adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce oraz plikach cookies.

5. Monitoring GPS i monitoring wizyjny

1. Administrator może stosować monitoring GPS w pojazdach wykorzystywanych do realizacji usług transportowych, spedycyjnych i logistycznych.
2. Monitoring GPS służy w szczególności:
   • zapewnieniu bezpieczeństwa kierowców, pojazdów, ładunków i mienia;
   • bieżącej organizacji przewozów i optymalizacji tras;
   • potwierdzaniu realizacji zleceń transportowych;
   • przeciwdziałaniu kradzieży, nadużyciom i nieuprawnionemu użyciu pojazdów;
   • rozliczaniu kosztów eksploatacyjnych oraz czasu realizacji zleceń;
   • ustalaniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
3. Dostęp do danych GPS mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków.
4. Dane z systemu GPS są przechowywane przez okres bieżącego roku kalendarzowego oraz trzech poprzednich lat kalendarzowych, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne dla wykonania obowiązku prawnego, obrony roszczeń lub prowadzenia postępowania. Po upływie tego okresu dane są archiwizowane i przechowywane do upływu terminów przedawnienia roszczeń, w związku z którymi mogą stanowić dowód.
5. Kierowcy, pracownicy i współpracownicy objęci monitoringiem GPS otrzymują odrębną informację o zasadach stosowania monitoringu, w zakresie wymaganym przepisami prawa.
6. Administrator stosuje monitoring wizyjny na terenie swojej siedziby, oddziałów i magazynów w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i innych osób przebywających na terenie obiektów, ochrony mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, a wobec pracowników — także art. 22² Kodeksu pracy.
7. Teren i pomieszczenia objęte monitoringiem wizyjnym są oznaczone w sposób widoczny i czytelny. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek ani palarni.
8. Nagrania z monitoringu wizyjnego są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa albo Administrator powziął wiadomość, że może ono stanowić taki dowód, okres przechowywania przedłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
9. Dostęp do nagrań mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

1. przewoźnikom, podwykonawcom transportowym, spedytorom i operatorom logistycznym;
2. klientom, nadawcom, odbiorcom przesyłek oraz innym podmiotom uczestniczącym w realizacji zlecenia;
3. dostawcom systemów telematycznych, GPS, monitoringu wizyjnego, usług ochrony mienia, informatycznych, poczty elektronicznej i hostingu;
4. dostawcom usług księgowych, prawnych, ubezpieczeniowych, windykacyjnych i doradczych;
5. bankom, operatorom płatności oraz podmiotom obsługującym rozliczenia;
6. organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do przetwarzania ich zgodnie z instrukcjami Administratora oraz do zachowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z realizacją transportu międzynarodowego dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli jest to niezbędne do realizacji usługi, obowiązku prawnego lub współpracy z kontrahentem.
2. W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Administrator zapewnia stosowanie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przepisami o ochronie danych osobowych.
3. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub konieczny do zabezpieczenia roszczeń.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje — w granicach określonych przepisami — prawo do:

1. dostępu do danych osobowych;
2. otrzymania kopii danych;
3. sprostowania danych;
4. usunięcia danych;
5. ograniczenia przetwarzania;
6. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
8. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody;
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem, używając danych wskazanych w pkt 1 Polityki.

10. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji przewozu, rozliczenia usługi albo wypełnienia obowiązku prawnego.
2. Niepodanie danych wymaganych do realizacji danego celu może uniemożliwić zawarcie umowy, wykonanie zlecenia transportowego lub udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym nie prowadzi profilowania wywołującego wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływającego, chyba że odrębnie poinformuje o tym przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

12. Strona internetowa i pliki cookies

1. Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie.
2. Cookies mogą służyć w szczególności do zapewnienia prawidłowego działania strony, utrzymania sesji, zapewnienia bezpieczeństwa, pomiaru statystyk oraz prowadzenia działań marketingowych.
3. Szczegółowe zasady korzystania z cookies są określone w Polityce plików cookies dostępnej pod adresem https://overis.pl/polityka-plikow-cookies-eu/, która zawiera listę stosowanych plików cookies i narzędzi. Zgody na pliki cookies można w każdej chwili zmienić lub wycofać w panelu zarządzania zgodami dostępnym na stronie.
4. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce lub za pomocą narzędzia dostępnego na stronie internetowej, z zastrzeżeniem że ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych. W szczególności ogranicza dostęp do danych do osób upoważnionych, stosuje procedury nadawania uprawnień oraz weryfikuje bezpieczeństwo wykorzystywanych systemów i współpracujących podmiotów.

14. Zmiany polityki

1. Administrator może aktualizować Politykę w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych albo stosowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych.
2. Aktualna wersja Polityki jest dostępna pod adresem: https://overis.pl/polityka-prywatnosci.
3. W sprawach nieuregulowanych w Polityce stosuje się właściwe przepisy o ochronie danych osobowych.